Comment l’EDI fonctionne-t-il dans le secteur Menuiserie, Store, Fermeture ?
EDI, trois lettres pour Echange de Données Informatisé. Alors que son utilisation s’est démocratisée dans bien des secteurs d’activité, celui de la Menuiserie, du Store et de la Fermeture connaît une véritable accélération depuis plusieurs années. A l’image d’EHRET, de PICARD SERRURES ou encore de CASTES INDUSTRIE, de plus en plus d’industriels du secteur déploient cette solution pour dématérialiser le passage de commandes.
Mais concrètement, comment l’EDI fonctionne-t-il dans le secteur Menuiserie, Store et Fermeture ? Comment se met-il en place avec ELCIA et qu’est-ce que cela implique pour l’industriel et ses clients artisans / installateurs / revendeurs ?
Envie de savoir comment fonctionne l’EDI dans le secteur Menuiserie, Store, Fermeture ? On vous dit tout !
Sommaire de l’article
- L’EDI dans le secteur Menuiserie, Store, Fermeture : qu’est-ce que c’est ?
- Comment l’EDI fonctionne-t-il dans le secteur Menuiserie, Store et Fermeture ?
- Techniquement, comment l’EDI se met-il en place ?
- Qu’est-ce que la mise en place de l’EDI implique pour un industriel ?
- L’EDI change-t-il quelque chose pour votre client artisan / installateur / revendeur ?
- Découvrez comment fonctionne l’EDI Menuiserie chez ELCIA
- Pour aller plus loin
L’EDI dans le secteur Menuiserie, Store, Fermeture : qu’est-ce que c’est ?
De manière générale, l’EDI consiste à dématérialiser les échanges d’informations et de documents (factures, commandes, bons de livraison…) pour les transmettre directement sur un serveur privé dédié, une application ou un logiciel.
En ce qui concerne notre secteur de la Menuiserie, du Store et de la Fermeture, il n’y a pour le moment pas de norme EDI définie à proprement parler. Du côté d’ELCIA, nous avons standardisé l’export des commandes issues de nos différentes solutions.
L’EDI intervient ainsi au niveau du passage de commande et consiste à prendre toutes les informations de la commande de l’artisan / installateur / revendeur pour les envoyer directement chez l’industriel, de manière instantanée et surtout sans intermédiaire.
Comment l’EDI fonctionne-t-il dans le secteur Menuiserie, Store et Fermeture ?
Lorsque votre artisan / installateur / revendeur a validé son devis en commande, il appuie sur le bouton « commander en EDI » dans son logiciel de devis Menuiserie tel que ProDevis. Un fichier XML contenant l’ensemble des caractéristiques des produits commandés (dimensions, options…) est généré automatiquement et envoyé directement sur votre serveur FTP. La commande peut alors être récupérée et importée dans votre outil de production, qui va lire ce fichier. L’import ne signifie pas l’envoi automatique en production. Une vérification humaine est toujours possible : par exemple, chaque matin l’ADV pourra vérifier la commande et l’envoyer en production, mais avec l’avantage de n’avoir aucune ressaisie manuelle.
Techniquement, comment l’EDI se met-il en place ?
L’Ingénieur Projets ELCIA appose un code réponse standardisé à chaque option de votre produit. L’idée principale à retenir est : une option = un code réponse dédié.
Une fois ce travail terminé, l’Ingénieur Projets vous transmet la liste contenant tous les codes standards obtenus : c’est ce qu’on appelle le dictionnaire. Vous devrez alors rendre ces codes standards compréhensibles pour votre outil de fabrication. C’est là qu’intervient le transcodificateur. Son nom peut sembler un peu barbare mais son fonctionnement est simple : il s’agit d’un logiciel ou d’un fichier Excel dans lequel sont renseignés les codes standardisés d’ELCIA, et qui va générer automatiquement les codes équivalents de votre outil de production.
Ce sont ces codes standards ELCIA qui, au moment où votre artisan / installateur / revendeur passe sa commande depuis son logiciel de chiffrage, sont concaténés dans le fichier XML envoyé sur votre serveur FTP.
Prenons l’exemple d’une fenêtre 2 vantaux couleur blanche : 2vt blc dans le fichier XML ELCIA équivaut à 2 vtxblanc098 dans l’outil de production.
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Qu’est-ce que la mise en place de l’EDI implique pour un industriel ?
Deux connaissances principales :
- Tout d’abord certaines connaissances informatiques ! Vos équipes concernées par le projet EDI (souvent le Service Informatique ou Technique) doivent avoir une bonne maîtrise de leur logiciel de production et du langage associé. Des compétences en transcodification rendront également ce travail encore plus simple.
- Deuxièmement : des connaissances produits avec un expert de vos produits pour établir l’équivalence des codes ELCIA et des codes de votre outil de production
Autre condition à remplir : la disponibilité ! La personne en interne en charge du projet EDI doit pouvoir s’aménager du temps pour le consacrer au bon déroulement de la mise en place.
Idem si l’expert de votre ERP est un prestataire externe : assurez-vous qu’il ait du temps pour être disponible et réactif dans la mise en place de votre EDI.
Le conseil en + :
Nous vous conseillons de déplacer la personne en charge de votre projet EDI ou l’un de vos commerciaux directement chez votre client pour passer sa première commande en EDI avec lui. Un bon moyen de démystifier cet acte, tout en renseignant les informations qui vous sont propres comme le code client.
L’EDI change-t-il quelque chose pour votre client artisan / installateur / revendeur ?
C’est totalement transparent ! Votre client n’aura peut-être que quelques informations supplémentaires à renseigner au moment de sa commande, à votre demande si celles-ci sont nécessaires pour le traitement de la commande (semaine de livraison, livraison sur le chantier ou non, informations spécifiques ou encore code client par exemple). A noter que certaines informations comme le code client ne seront renseignées que lors de la première commande, et seront ensuite reprises automatiquement pour les prochaines.
Si votre client a besoin de vous spécifier des informations supplémentaires à sa commande, il pourra tout à fait joindre un fichier PDF, qui sera couplé avec le fichier XML envoyé. Un résumé de commande au format PDF sera également à sa disposition s’il souhaite visualiser le détail.
Le déploiement de l’EDI nécessite une conduite du changement. Vos commerciaux et vos équipes ADV vont jouer un rôle clé dans l’évolution des habitudes de vos clients. En tant que partenaires, les équipes ELCIA sont à vos côtés pour vous accompagner et vous conseiller.
